Что такое ЭСЧФ и когда ИП обязан выставлять счёт-фактуру

Электронный счёт-фактура (ЭСЧФ) — обязательный документ для ИП, если вы продаёте товары, работы или услуги другому ИП или организации. Работать с ним можно только через единый портал электронных услуг (ЕПЭУ). Давайте разберём правила и сроки, чтобы не запутаться.

Что такое ЭСЧФ и зачем он нужен

Электронный счёт-фактура (ЭСЧФ) — это документ, подтверждающий факт продажи. Он полностью заменяет старую бумажную версию. Все такие счета-фактуры хранятся в единой базе МНС.

Зачем он вам? В основном для трёх вещей:

• Чтобы ваш покупатель (ИП или организация) мог учесть расходы и получить вычет по НДС.
• Чтобы МНС видела обороты между плательщиками.
• Чтобы вы просто исполнили свою обязанность по Налоговому кодексу.

Тут важный нюанс: ЭСЧФ выставляют только через единый портал электронных услуг (ЕПЭУ). Отправить его по электронке или на бумаге не получится — это не будет считаться.

Когда ИП обязан выставить ЭСЧФ

Вы обязаны это сделать, если ваша операция облагается НДС, а покупатель — другой ИП или организация (юридическое лицо).

Обязательные условия для выставления ЭСЧФ

• Вы сами — плательщик НДС (работаете на общей системе налогообложения).
• Ваш покупатель — тоже субъект хозяйствования (ИП или организация).
• Сама операция облагается НДС (это реализация товаров, работ, услуг на территории Беларуси).

Когда ИП не выставляет ЭСЧФ

• При продаже товаров, работ, услуг обычным физическим лицам.
• Если операция не признаётся объектом налогообложения НДС (полный перечень смотрите в ст. 101 Налогового кодекса).
• Когда ИП применяет особые режимы, не связанные с уплатой НДС (например, упрощённая система налогообложения (УСН) для организаций). Для ИП УСН отменена с 1 января 2023 года.

Сроки выставления ЭСЧФ

Сроки жёсткие. Отсчёт начинается с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или с даты получения предоплаты (аванса).

Пример: ИП отгрузил товар покупателю-организации в понедельник. ЭСЧФ он должен выставить в ЕПЭУ не позднее четверга этой же недели.

Если портал ЭСЧФ не работает в день подачи

Если vat.gov.by или ЕПЭУ недоступны в срок выставления:

1. Сохраните скриншот ошибки с датой и временем.
2. Подайте ЭСЧФ при восстановлении портала в ближайший рабочий день.
3. Штрафа за технический сбой портала нет — при проверке приложите скриншот и обращение в поддержку.

Как работать с ЭСЧФ через ЕПЭУ

Единый портал электронных услуг (ЕПЭУ) — это платформа, где вы обмениваетесь юридически значимыми документами с госорганами и контрагентами. Для работы с ЭСЧФ понадобится квалифицированная электронная цифровая подпись (КЭП).

Шги для начала работы

1. Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП) в одном из аккредитованных центров. Список центров есть на сайте ЕПЭУ.
2. Зарегистрируйтесь на ЕПЭУ и настройте доступ для работы с ЭСЧФ. Подробная инструкция для ИП лежит на сайте МНС: Руководство по работе с ЭСЧФ для ИП.
3. Узнайте регистрационный номер плательщика (РНП) ваших покупателей-юрлиц и ИП. Без правильного РНП вы не сможете отправить им ЭСЧФ.

Процесс выставления ЭСЧФ

1. В личном кабинете на ЕПЭУ выберите операцию «Создать ЭСЧФ».
2. Заполните все обязательные поля: ваши данные, данные покупателя (его РНП, название), что именно продаёте, количество, цену, ставку НДС, сумму.
3. Подпишите документ своей КЭП и отправьте покупателю через систему.
4. Покупатель должен подписать ЭСЧФ своей КЭП, подтвердив получение.

Ответственность за нарушения

За ошибки в работе с ЭСЧФ грозит административная ответственность по ст. 13.6¹ КоАП РБ.

• Не выставили ЭСЧФ в срок: штраф до 30 базовых величин.
• Выставили ЭСЧФ с нарушением требований: штраф до 20 базовых величин.
• Не сообщили об ошибке в ЭСЧФ: штраф до 10 базовых величин.

Чтобы понять конкретную сумму в рублях, умножьте количество базовых величин на их актуальный размер. Размер базовой величины на текущий год всегда проверяйте по ссылкам выше.

Коротко: главное об ЭСЧФ для ИП

• Что это: Электронный счёт-фактура — обязательный документ при продаже товаров/работ/услуг другому ИП или организации, если вы плательщик НДС.
• Когда выставлять: При отгрузке товара или получении аванса. Срок — строго до 3-го календарного дня, следующего за этими событиями.
• Куда выставлять: Только через Единый портал электронных услуг (ЕПЭУ) с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП).
• Когда НЕ надо выставлять: При продаже физическим лицам (не ИП) или при операциях, не облагаемых НДС.
• Штраф за нарушение: До 30 базовых величин за невыставление ЭСЧФ в срок. Сумму в рублях уточняйте по актуальному размеру базовой величины.

Источники для проверки информации

• Налоговый кодекс Республики Беларусь (Особенная часть): Статья 101¹ «Счёт-фактура».
• Сайт МНС РБ, раздел для ИП: Руководство по работе с ЭСЧФ.
• Единый портал электронных услуг: Официальный сайт ЕПЭУ.
• Закон о республиканском бюджете: Для проверки размера базовой величины (уточняйте год в поиске).
• Кодекс об административных правонарушениях: Статья 13.6¹.

Материал справочный, не юридическая консультация. Проверяйте актуальность по ссылкам на первоисточники.

Дата проверки информации: 2026-09-02