Какие документы должен хранить ИП для налоговой проверки

Если вы индивидуальный предприниматель, вам придётся хранить бумаги, которые доказывают ваши доходы, расходы и правильность расчёта налогов. Здесь вы найдёте полный список документов по категориям и чёткие сроки — ничего лишнего.

Общий срок хранения документов

Держите налоговые документы — кассовые, первичные, отчётность — не менее 5 лет. Счёт начинается с 1 января года, который идёт за годом, когда документ последний раз применяли для расчёта налогов или сдачи отчётности (п. 4 ст. 20 Налогового кодекса РБ).

Вот пример: документ за 2026 год, который использовали для декларации в 2027 году, нужно хранить до 1 января 2033 года (2027 + 5 лет, отсчёт с 01.01.2028).

Обязательные документы для всех ИП

Эти бумаги проверяют в любом случае, какую бы систему налогообложения вы ни выбрали.

1. Документы, подтверждающие регистрацию и статус

• Свидетельство о государственной регистрации ИП или лист записи ЕГР.
• Уведомление о постановке на учёт в налоговом органе.
• Документ, удостоверяющий личность (копия паспорта).
• Разрешительные документы, если деятельность лицензируется (лицензия, свидетельство).

2. Документы по учёту доходов и расходов (первичные документы)

• Кассовые чеки, бланки строгой отчётности (БСО), товарные накладные (ТН-2), акты выполненных работ/оказанных услуг. Они подтверждают, что деньги от клиентов действительно получены.
• Платёжные поручения, платёжные требования, банковские выписки. Подтверждают безналичные операции.
• Приходные и расходные кассовые ордера (ПКО, РКО). Если вы ведёте кассовую книгу.
• Документы на расходы: счета-фактуры, накладные от поставщиков, акты, чеки ККМ. Они доказывают, что траты связаны с вашей деятельностью.

Убедитесь, что во всех первичных документах есть обязательные реквизиты: название, дата, суть операции, измерители, подписи (ст. 43 Налогового кодекса РБ).

3. Кадровые документы (если есть наёмные работники)

• Трудовые договоры (контракты).
• Трудовые книжки (или сведения о трудовой деятельности).
• Приказы (о приёме, увольнении, отпуске).
• Расчётные листки по зарплате.
• Документы по воинскому учёту.

4. Книга учёта доходов и расходов (КУДиР)

ИП на общей системе налогообложения (ОСН, те, кто платит подоходный налог) обязаны вести Книгу учёта доходов и расходов. Туда заносятся все хозяйственные операции. Готовую форму КУДиР можно взять на сайте Министерства по налогам и сборам (раздел «Формы документов для ИП»).

5. Отчётность и расчёты по налогам и взносам

• Налоговые декларации (расчёты) по всем налогам и сборам, которые вы платите.
• Расчёты по обязательному страховому взносу в ФСЗН (форма 4-фонд).
• Подтверждения уплаты (платёжные поручения, квитанции).

Особенности для разных систем налогообложения

ИП на подоходном налоге (общая система — ОСН)

• Книга учёта доходов и расходов (КУДиР) — вести обязательно.
• Документы, которые подтверждают право на налоговые вычеты (скажем, договоры страхования или кредитные договоры для вычета по процентам).
• Декларация о доходах и имуществе (её подают каждый год до 1 марта).

ИП — плательщики единого налога

• Журнал учёта полученных доходов. Форму журнала утверждает МНС, её можно найти в разделе о едином налоге.
• Документы, подтверждающие право применять единый налог (например, для розничной торговли — документы на торговый объект).
• Патент или свидетельство плательщика единого налога.
• Квитанции об уплате единого налога.

ИП на налоге на профессиональный доход (НПД)

• Традиционного бумажного подтверждения доходов тут нет. Все операции отражаются через специальное мобильное приложение.
• На практике стоит хранить выписки из приложения, а также все платёжные документы (чеки, выписки), которые могут подтвердить, откуда пришли деньги.
• Уведомление о регистрации в качестве плательщика НПД.

Документы по страховым взносам (в ФСЗН и Белгосстрах)

• Для себя: Квитанции об уплате обязательного страхового взноса. Сумма взноса считается от размера минимальной заработной платы (МЗП), который меняется каждый год. Актуальный размер МЗП и ставки взносов смотрите на сайте Фонда социальной защиты населения.
• Для наёмных работников: Расчёт по форме 4-фонд, карточки персучёта, квитанции об уплате взносов.
• Взносы по обязательному страхованию от несчастных случаев (Белгосстрах): Расчёт-декларация, платёжные документы. Актуальные тарифы и форма отчётности — на специальной странице для ИП на сайте Белгосстраха.

Что будет, если документов нет?

За то, что вы не представили документы по требованию налоговой или их просто нет, предусмотрена ответственность:

• Штраф для ИП — до 20 базовых величин (ст. 13.6 Налогового кодекса РБ). Размер базовой величины устанавливают ежегодно. На 2026 год она составляет 45 руб. (Постановление Совмина №651 от 20.11.2025) Br. Точную сумму уточняйте в Законе о республиканском бюджете на текущий год.
• Доначисление налогов и пеней на сумму, которую вы не смогли подтвердить документами.

Порядок хранения: советы на практике

1. Разделите по папкам и годам. Отдельно — первичные документы, отдельно — кадровые, отдельно — налоговая отчётность.
2. Электронный архив. Сканируйте или фотографируйте все бумажные документы. Электронные копии имеют такую же силу, если у них есть усиленная электронная подпись или если оригинал изначально был электронным.
3. Контроль сроков. Поставьте в календаре дату, когда можно уничтожить документы за прошлый период (срок хранения + 1 января следующего года). Уничтожайте с составлением акта.
4. Договоры и важные соглашения храните постоянно, даже после того, как закроете ИП.

Коротко: главное о документах ИП

• Храните все документы, которые касаются доходов, расходов и налогов, минимум 5 лет. Срок считайте с 1 января года, следующего за годом использования документа.
• Всем нужны: документы о регистрации, первичные документы (чеки, накладные, акты), кадровые документы (если есть работники) и налоговая отчётность.
• КУДиР ведут только ИП на подоходном налоге (ОСН). Плательщики единого налога ведут журнал учёта доходов, а плательщики НПД работают через приложение.
• Если на проверке документов не окажется, грозит штраф и доначисление налогов.
• Организуйте хранение по папкам и годам, заведите электронный архив.

Прямые ссылки на первоисточники

• Налоговый кодекс Республики Беларусь (Особенная часть) — статьи о сроках хранения (ст. 20), первичных документах (ст. 43), ответственности (ст. 13.6).
• Формы документов для ИП на сайте МНС РБ — актуальные формы КУДиР, журналов.
• Информация о едином налоге на сайте МНС РБ — условия, ставки, форма журнала учёта доходов.
• Страница для ИП на сайте Фонда соцзащиты населения (ФСЗН) — информация о страховых взносах.
• Страница для ИП на сайте Белгосстраха — информация по страхованию от несчастных случаев.
• Закон о республиканском бюджете на текущий год — для проверки актуального размера базовой величины.

Материал справочный, не юридическая консультация. Проверяйте актуальность по ссылкам на первоисточники.